Você sabia que é possível otimizar o tempo dos funcionários da sua empresa para que eles rendam mais e entreguem melhores resultados? É justamente isso que se propõe a fazer a automação de processos.

No post de hoje, você verá com detalhes o que é essa estratégia, quais são os seus principais benefícios e como você pode começar a implementá-la na sua instituição. Quer fazer com que seus processos fiquem mais efetivos? Continue conosco!

O que é automação de processos?

Automação de processos é uma estratégia de Gestão de Processos Empresariais que utiliza tecnologia e integração de dados e sistemas, com o intuito de aprimorar o controle e o fluxo de trabalho. Tudo isso acontece com monitoramento em tempo real, substituindo, quando possível, atividades manuais por automatizadas.

Para simplificar, podemos dizer que a automação atua em procedimentos burocráticos e repetitivos, a fim de reduzir o número de erros que são gerados, bem como o tempo necessário para executá-los. Além disso, preservam-se os colaboradores de desgastes desnecessários com tarefas exaustivas e repetitivas.

Qual sua importância?

A automação de processos permite que os funcionários de sua empresa se concentrem nas tarefas mais fundamentais e que não podem ser realizadas por máquinas. Dessa forma, você verá que seus funcionários terão mais tempo e se sentirão menos sobrecarregados. Além disso, você será capaz de minimizar os erros, otimizando os processos, o que levará seu negócio a atrair mais contatos e aumentar as vendas.

Vale ressaltar, também, que essa estratégia é útil para que os dados e práticas empresariais sejam mais bem estruturados, uma vez que o planejamento do negócio será público e não confinado apenas em algumas pessoas.

Que atividades podem ser automatizadas?

Automatizar as etapas aumenta o alinhamento das suas práticas empresariais com as novas necessidades do mercado, que exigem que as decisões sejam tomadas de forma rápida, mas sem deixar que a eficiência seja atingida.

Para isso, diversas atividades podem ser automatizadas e ajudar a sua empresa, como:

• geração e nutrição de leads;
• e-mail marketing;
• atendimento ao cliente;
• redes sociais;
• mostrar quais são os clientes mais maduros para serem abordados pela equipe de vendas;
• emissão de notas fiscais.

Quais são os principais benefícios?

Você já deve ter percebido alguns dos principais benefícios que sua instituição pode ter com essa estratégia. Para ajudá-lo a visualizar isso de maneira ainda mais clara, veja algumas das grandes vantagens da automação:

Ganho de tempo

Como você sabe, os humanos estão sujeito a falhas, e isso faz com que a empresa perca tempo desnecessário com erros e dificuldades que algum funcionário pode ter. Além disso, a indisponibilidade de parte da equipe fará com que os processos sejam afetados.

Se seus processos são primordialmente manuais e os profissionais que executam as tarefas não estão disponíveis, novas pessoas deverão receber treinamento para exercer as funções, ou mesmo elas não serão executadas até que esses colaboradores estejam novamente disponíveis.

Mais do que isso: a automação é capaz de realizar os processos de maneira mais rápida que seus funcionários, conseguindo prever cenários e executar as tarefas de acordo com a necessidade e programação.

Aumento de produtividade e resultados

Como os processos são executados de forma mais rápida, sua empresa será capaz de fazer mais em menos tempo. A estratégia influencia na produtividade da empresa, uma vez que o negócio terá à sua disposição maiores recursos tecnológicos que possibilitam integrar as várias áreas da instituição (como marketing e vendas), resultando em maior agilidade na comunicação intracorporativa e na tomada de decisão.

Inovação

A automação também permite que você tenha à disposição mais tecnologia inovadora para facilitar ainda mais a vida da sua empresa. Bons exemplos disso são a Inteligência Artificial (IA) e o Big Data, uma vez que permitem que seu negócio automatize e melhore o conhecimento de mercado e as projeções para o futuro — além de melhorar o atendimento ao seu cliente.

Como começar?

Agora que você já viu algumas das vantagens em fazer a automação de seus processos, veja como você pode começar a implementar isso em sua empresa:

Faça um planejamento

Para começar, você precisa definir quais são os processos necessários para que sua empresa tenha um bom funcionamento.

Verifique quantas etapas você tem para conseguir um novo projeto e quais são as tarefas que mais demandam tempo da sua equipe. A partir disso, será mais fácil definir quais sistemas serão interessantes para ajudá-lo a otimizar os processos.

Para deixar mais claro: se você precisa acompanhar o processo de vendas e encontrar oportunidades de conversão, por exemplo, procure por um CRM, que organiza todas as formas de contato entre o consumidor e a empresa.

Você também pode precisar de ferramentas de automação de marketing que possam ajudá-lo nas tarefas de atração e nutrição de contatos, fazendo segmentações de acordo com o perfil do lead e a interação com sua empresa. Além disso, é possível acompanhar como cada contato tem se comportado. Um exemplo de automação de marketing é o RD Station.

Há também sistemas que permitem otimizar os processos relacionados às redes sociais. Nesses casos, é possível agendar publicações nas mais variadas plataformas, além de verificar como cada post tem repercutido.

Comece pelas etapas mais simples

Não pense que você fará com que todos os processos da sua empresa tenham automação da noite para o dia. É necessário que você faça uma transição com tempo. Para começar, priorize as etapas que são mais simples e necessitarão de menos mudanças.

Monitore o andamento

Depois de começar a implementação, é importante que você utilize ferramentas para monitorar os processos. Para tanto, você precisa decidir quais os indicadores de sucesso do desempenho que serão usados. Escolha as métricas que sejam relevantes para seu negócio e que possam mostrar como está o desempenho da sua organização. Lembre-se, também, de comparar como a empresa atuava antes e depois das mudanças.

Para fazer com que sua empresa pratique a automação de processos, você deve começar com um bom planejamento. Sendo assim, pesquise em sua empresa o que mais consome o tempo dos seus funcionários e o que pode ser feito para que o negócio como um todo possa render mais.

Está pensando em investir na automação de processos? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo a realizar esse processo. Nossos consultores estão prontos para atendê-lo!