Conheça 5 cuidados essenciais com o e-mail corporativo

Conheça 5 cuidados essenciais com o e-mail corporativo

O e-mail corporativo é uma importante ferramenta de comunicação com clientes e fornecedores. Por isso, é essencial dar uma atenção especial à forma como as mensagens são escritas para evitar desentendimentos.

Outra preocupação no uso do e-mail da empresa é em relação às vulnerabilidades. Senhas fáceis podem ser verdadeiras “portas abertas” para hackers sequestrarem dados relevantes do negócio. E não é isso que você deseja, né? 😅

Quer saber como adotar boas práticas para uso do seu e-mail corporativo? É só continuar a leitura!

1.Cuide da ortografia

Você não precisa ser um excelente escritor para fazer bom uso do e-mail corporativo. Contudo, é muito importante dar atenção à escolha das palavras adequadas para a mensagem que deseja passar. Uma mensagem clara evita falhas na compreensão das informações e facilita a comunicação. 

Portanto, mantenha uma linguagem simples e cordial ao escrever. Também é recomendável fazer uma leitura da mensagem antes de enviá-la. Afinal, muitas vezes ocorrem erros de digitação que podem prejudicar todo o contexto da frase. 😉

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2.Encaminhe apenas mensagens importantes

O e-mail corporativo não deve ser utilizado para compartilhar aquelas mensagens positivas, vídeos engraçados ou piadas. Sua função é manter uma comunicação mais formal entre as pessoas, servindo como registro para informações relevantes para o negócio.

Portanto, utilize-o apenas para trabalho e evite o encaminhamento de textos para muitas pessoas ao mesmo tempo. Isso pode ser classificado como spam pelo servidor e fazer o seu endereço ser incluído na lista negra (blacklists), gerando bloqueios nos envios e recebimentos.

Se você trabalha na área de marketing e deseja enviar um e-mail para inúmeros endereços, procure utilizar uma ferramenta própria de automação. Isso vai ajudá-lo a profissionalizar a comunicação e ainda evita que as mensagens sejam bloqueadas pelos e-mails dos destinatários. 😜

3.Acompanhe os limites de armazenamento

É importante lembrar que qualquer e-mail tem um limite de espaço disponível para armazenamento das mensagens. Portanto, se você recebe muitas mensagens procure verificar com frequência como está o espaço do servidor. Caso esteja quase atingindo o limite, selecione as mensagens que podem ser deletadas ou contrate mais espaço para o seu e-mail.

Caso contrário, você ficará sem receber as mensagens das pessoas e isso poderá ocasionar problemas de comunicação para o negócio.

4.Dê atenção ao tamanho dos arquivos que envia

Os e-mails têm um limite para o envio de mensagens, sejam elas em arquivos PDF ou imagens. Por isso, esse também é um fator a ser considerado na hora de encaminhar documentos.

Avalie qual é o limite do seu serviço de e-mail antes de anexar documentos. Se for necessário compartilhar arquivos maiores, você pode publicar o arquivo no FTP do seu domínio e depois compartilhar o link. Outra opção é recorrer a ferramentas como o WeTransfer ou Dropsend. 😉

5.Cuide da segurança do e-mail corporativo

Também faz parte das boas práticas de uso do e-mail a preocupação com a segurança. Evite abrir mensagens de remetentes desconhecidos e com endereços estranhos, pois muitas vezes eles contêm algum tipo de vírus que pode infectar a sua máquina e comprometer todos os dados que estão nela.

Outro detalhe importante é a escolha da senha. Procure utilizar letras maiúsculas, minúsculas, números e símbolos que não estão relacionados à sua vida pessoal. Isso dificulta que a senha seja descoberta por pessoas mal intencionadas.

Agora você já conhece as boas práticas para utilizar o e-mail corporativo sem erros! Ao manter esses cuidados você contribui com a segurança das informações da empresa e evita falhas de comunicação. Aproveite para compartilhar este conteúdo nas suas redes sociais e ajude a espalhar essas dicas! 😉

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